Como a previsibilidade impacta na gestão de obras?

Quando conversamos com engenheiros, gestores e diretores de engenharia a respeito da gestão de suas obras, somos todos facilmente conduzidos a debater sobre o quão complexo é fazer essa atividade.

Essa percepção é totalmente compreensível, afinal projetos de construção, por natureza, demandam um alto volume de recursos econômicos e material, podem envolver inúmeras pessoas e a interação entre todos esses elementos gera um número de cenários e situações que extrapolam a capacidade de análise de qualquer ser humano.

No entanto, apesar de difícil, uma gestão bem feita de obra não é impossível. Sabemos disso porque aqui na Prevision acompanhamos diariamente construtoras e incorporadoras em sua busca pela excelência na gestão de suas obras. Sabemos que com algumas ações simples, rotinas organizadas e ferramentas adequadas é possível obter resultados significativos em diversos aspectos.

E um dos elementos beneficiados com essas boas práticas, considerado por nós da Prevision o principal, é a previsibilidade dentro da obra.

Sintomas do acaso

Quando fazemos uma visita rápida em uma obra, podemos facilmente ter uma falsa impressão de que está tudo certo e que aquela é provavelmente uma das obras mais organizadas e bem gerenciadas que encontramos. 

Afinal, a engenharia e a diretoria não hesitam em afirmar que todos os controles necessários são feitos e consultores estão apoiando no trabalho de manter a obra no eixo sempre, como vêm fazendo nos últimos 40 anos. A obra está 100% alinhada.

Em alguns casos, isso pode ser totalmente verdade. Existem diversas empresas e consultores que fazem um excelente trabalho quanto à gestão de suas obras e da empresa, e temos diariamente o prazer de encontrar e aprender com esses exemplos, que nos ajudam no desenvolvimento da nossa solução.

Mas isso pode facilmente se provar contrário quando nos inserimos cada vez mais na rotina de algumas obras, e por consequência, na rotina da empresa. Afinal, é no dia-a-dia que conseguimos sentir os sintomas do mal do acaso dentro de uma obra

O diagnóstico desse mal acaba sendo retardado com argumentos de que obra é assim, um problema atrás do outro, e não conseguimos fazer nada a respeito disso. É aprender a conviver com eles, afinal engenheiros foram treinados para solucioná-los quando aparecem.

No entanto, esse tipo de pensamento dificulta a confirmação do status da obra, e quando percebemos os primeiros sinais de que pode realmente existir um problema, torna-se extremamente conveniente responsabilizar fornecedores, empreiteiros, ou até mesmo São Pedro (que não ajuda com a chuva) a respeito desses males. E aí voltamos à estaca quase zero.

 

Caso você esteja se perguntando quais seriam esses sintomas, segue 9 exemplos que podem ser identificados rapidamente:

1. Cronograma da obra feito em Excel ou em MS Project, seguindo antigas metodologias de planejamento, como o Gantt, que existem há mais de 100 anos e que não são as mais adequadas ao acompanhamento de obras;

2. Revisões do planejamento não são feitas com regularidade, demorando alguns meses para acontecerem, ou muitas vezes nem são feitas;

3. O acompanhamento da obra é feito em diversas planilhas em Excel diferentes, que não se comunicam entre si e que, em muitos casos, apenas o criador da planilha consegue entender como ela funciona e como interpretá-la;

4. Equipe de obra tem dificuldade em apresentar uma previsão de como será a evolução da obra nos próximos meses;

5. Equipe financeira não consegue elaborar uma curva de desembolso adequada e confiável, que permita à diretoria fazer análises sobre o fluxo financeiro da obra e da empresa, dificultando a decisão de lançar novos empreendimentos  ou de utilizar o dinheiro para diferentes aplicações, representando um desperdício de oportunidades;

6. A equipe de obra tem dificuldade em fazer qualquer tipo de previsão a respeito da entrega da obra, impedindo a equipe comercial e de marketing de promoverem ações para impulsionar vendas;

7. Serviços atrasados devido à falta de projeto ou material em obra, não ter frente de trabalho ou pelo fato de o empreiteiro não ter mobilizado equipe suficiente e a tempo.

8. Equipe de suprimentos fazendo compras emergenciais que muitas vezes demoram para serem entregues devido ao prazo necessário para entrega, e que com certeza com um preço mais alto que o ideal, já que a equipe não teve tempo para pesquisar e negociar adequadamente;

9. Retrabalho em alguns serviços e alto custo de pós-obra, uma vez que o padrão de qualidade não pode ser mantido, com o prazo da obra estava estourado.

 

Em resumo, conseguimos identificar o mal do acaso rapidamente quando encontramos engenheiros representando casualmente o papel de bombeiro na obra, enquanto a equipe no escritório e a diretoria se sentem perdidos, em uma sala escura sem conseguir enxergar mais que um palmo à frente.

Quando esses sinais são percebidos pela equipe, eles podem e devem ser tratados rapidamente, uma vez que, apesar de parecerem inofensivos em alguns momentos, eles podem resultar em grandes desperdícios de material, mão de obra, tempo e dinheiro. E apesar de parecer que tudo está perdido, existem boas práticas, fáceis de serem adotadas e que vão prevenir que esse mal se espalhe pela empresa, dando maior previsibilidade para todos.

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Boas práticas em busca de previsibilidade

Depois de acompanhar e apoiar clientes, parceiros e diversas obras na busca por mais previsibilidade, também tivemos a oportunidade de aprender com suas boas práticas e resultados, e hoje queremos compartilhar 5 sugestões que consideramos essenciais para quem também busca maior previsibilidade em suas obras.

É importante lembrar que estas são algumas sugestões, e que existe muito mais a ser explorado nos conceitos de gestão de obras, Lean Construction e métodos ágeis. Com certeza vale a pena conhecê-los pois serão muito úteis no seu dia-a-dia!

1. Utilize métodos de planejamento e gestão atuais

Não é difícil perceber que a metodologia de Gantt é a mais utilizada nos projetos de construção civil. Apesar de consagrado, esse método foi criado no início do século XX, com poucas inovações sendo apresentadas nesse tempo. 

Pensando no nível de complexidade dos atuais projetos de engenharia, e conhecendo a triste realidade perene dos atrasos de obras é difícil acreditar que um método do século passado consiga entregar os resultados que precisamos.

O investimento na industrialização do canteiro de obra e na construção enxuta (Lean Construction) tem sido cada vez mais expressivo e apontado como tendência pelos principais agentes do mercado.

Uma das principais ferramentas nessa nova realidade é o cronograma em Linha de Balanço que permite a visualização do perfil do prédio no tempo, permitindo uma visualização integral e simples de toda a obra, facilitando o entendimento de o que deve ser feito em cada lugar e em cada período. 

Além disso, é possível ter um rápido entendimento dos ritmos de cada serviço, da relação de dependência entre cada um deles e as possíveis paradas devido a interrupções no cronograma.

A Prevision é pioneira em digitalizar e automatizar o método da Linha de Balanço, aprimorando-o com a utilização de inteligência artificial, tornando a etapa de criação do cronograma algo mais rápido e simples de ser feito.

2. Cuidado com o nível de detalhamento do seu planejamento

Outra situação facilmente encontrada são cronogramas de obras extremamente detalhados, que tentam prever com a maior exatidão possível todas as pequenas tarefas da obra. O resultado disso é uma total inoperância da equipe de engenharia, afinal torna-se impossível gerenciar uma quantidade enorme de atividades, e o consequente abandono do planejamento.

Por isso, empresas com uma maior maturidade de gestão já perceberam que devem se concentrar nas principais atividades da obra, buscando um número ótimo de serviços a serem acompanhados (pacotes de trabalho) e que vão representar mais do que 70% do orçamento da obra

Ou seja, devemos focar em acompanhar e controlar o que está na nossa curva A (e talvez um pouco da B) de custos, os serviços que realmente agregam valor e são críticos para o andamento do projeto, e que representam ou marcos importantes ou restrições que devem ser removidas.

E além disso, devemos buscar sempre montar uma EAP própria para o planejamento e acompanhamento da obra, e que vai se diferenciar da EAP de orçamento que é acompanhada pela equipe financeira, facilitando assim o trabalho de todo mundo.

3. Crie uma rotina de reuniões, acompanhamento e revisões

Criar uma agenda semanal que inclua pausas onde a equipe de obra poderá se reunir para analisar o andamento geral do projeto e momentos para conversar com a mão-de-obra podem parecer perda de tempo, mas no longo prazo provam-se verdadeiros investimentos.

Nessas reuniões é possível analisar o andamento de cada serviço, consolidar medições, discutir possíveis problemas e correções que devem ser realizadas no cronograma e fazer um bom alinhamento das metas de cada equipe.

Além disso, torna-se uma oportunidade ótima para olhar o cronograma 3 a 6 meses para frente com a intenção de listar as principais restrições que devem ser removidas, como compras de material, contratação de serviços, projetos faltantes e mobilização de equipes, e realizar as revisões de cronograma necessárias baseadas nos resultados da equipe até aquele momento.

4. Preste atenção nas restrições de cada serviço

Cada serviço que será executado em uma obra possui, em sua natureza, uma série de tarefas prévias que devem ser realizadas para que aquele serviço seja realizado no prazo e na forma correta planejada. Para esse conjunto de tarefas de um serviços, damos o nome de restrições.

As restrições podem ser compras de material, adequações de projeto, mobilização de equipe, contratação de serviços, aprovações da diretoria, documentações e permissões governamentais, entre outras coisas. Cada uma delas exige um tempo hábil para serem executadas e dependem do serviço a ser executado.

Por isso, prestar atenção no planejamento dos próximos meses com a intenção de remover todas as restrições listadas torna-se essencial para evitar interrupções nos serviços programados que irão gerar atrasos indesejados na obra. Olhar o planejamento mensal, trimestral e semestral será suficiente para evitar esse tipo de problema.

5. Mantenha um padrão de comunicação e mantenha todos atualizados sobre o status da obra

Por fim, centralizar toda a informação gerada pelas obras em um único lugar, como uma dashboard, ou em relatório periódicos, mantém uma comunicação fluida e sem atritos entre todos.

A sintonia entre canteiro, escritório e diretoria deve ser buscada sempre. Disponibilizar de forma padronizada a informação para todos os envolvidos, utilizando canais de fácil acesso permite uma transparência e confiança maior sobre as informações da obra hoje e qual a previsão para os próximos meses. Por consequência, todos conseguem conduzir suas tarefas com maior segurança, atingindo melhores resultados.

Passe a ter previsibilidade em suas obras!

A busca por mais previsibilidade em obra deve se tornar um exercício contínuo de aperfeiçoamento. As ações implementadas devem se tornar hábitos que podem ser ensinados para todas as pessoas da equipe e depois de algum tempo a previsibilidade pode fazer parte da cultura geral da empresa.

Para ajudar nessa jornada, compartilhamos neste artigo algumas boas práticas que aprendemos até aqui na Prevision e que podem ser facilmente incorporadas a rotina de qualquer obra ou empresa de engenharia. Os benefícios poderão ser percebidos gradualmente, desde que haja paciência para aplicá-las e aparar as arestas que surgirem.

Aqui na Prevision nos dedicamos a desenvolver soluções que ajudem construtoras e incorporadoras a terem maior previsibilidade durante a execução de suas obras. Por isso, aproveito para convidar você para conhecer um pouco mais sobre como podemos ajudá-lo nessa busca. Basta entrar em contato com a gente neste link ou acessar nosso site www.prevision.com.br.

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