A importância do domínio do escritório ao canteiro

Todos nós, diariamente, somos obrigados a fazer escolhas. Da hora que acordamos até a hora que vamos dormir. Às vezes são decisões simples, como escolher o que vestir, outras vezes difíceis, como acelerar ou não o ritmo da obra. Estima-se que um adulto faz em média 35.000 decisões ao longo do seu dia. Não é à toa que chegamos exaustos no final de semana!

Alguns engenheiros e gestores de engenharia podem discordar desse número. Na visão deles, esse número é provavelmente muito maior quando estamos dentro de uma obra. Quem já entrou em uma obra sabe que esse pensamento é compreensível. No entanto, todos irão concordar que para tomar as melhores decisões é preciso ter as informações necessárias sempre à mão.

Essa condição não é apenas uma questão de previsibilidade, é o sentimento de ter o controle da situação. Uma sensação de maior confiança sobre as informações repassadas, domínio sobre as alternativas e certeza sobre as decisões tomadas

Afinal, diretores, gestores e engenheiros de obra estão sempre tomando decisões a respeito dos custos e prazo das obras, buscando atingir os melhores resultados possíveis, ao mesmo tempo que buscam novas oportunidades de negócio.

Os maiores aliados em busca de domínio

Refletindo sobre essa busca por maior segurança nos momentos de decisão, podemos facilmente afirmar que é fundamental que se tenha confiança e transparência sobre as informações apresentadas. E para fazer a correta gestão dessas informações, é importante buscar softwares específicos para isso, deixando de depender de planilhas em Excel ou da memória, já bastante cheia, da equipe.

Para isso, os softwares devem buscar maneiras simples de inserir as informações da obra, e mais importante ainda, devem processar e apresentar de maneira fácil, direta e correta, por meio de métodos coerentes, os insights produzidos.

Com os recursos disponíveis neles é possível, por exemplo, buscar históricos de previsto e realizado, de prazo e custo, comparar com a situação atual do empreendimento e analisar as alternativas disponíveis para produzir o melhor resultado possível. Com isso, as discussões tornam-se ricas e as decisões passam a ser tomadas com base em fatos e condições reais, e não somente de acordo com a percepção ou experiência de uma pessoa específica.

No entanto, para que as informações sejam efetivamente úteis e exista qualquer sentimento de segurança em relação ao que será discutido com base nelas, é imprescindível que estejam sempre em dia. Para isso, é importante que a equipe possa atualizar as informações rapidamente quando necessário, ou melhor ainda, que possa mantê-las atualizadas continuamente. 

Atrasar uma decisão em função da falta de informação, ou tomar qualquer decisão sem ter as informações adequadas, pode levar a uma oportunidade desperdiçada. Isso quer dizer dinheiro, tempo e pessoas não aproveitados.

Diversas informações podem ser classificadas como críticas o suficiente para que sejam atualizadas periodicamente. O cronograma atualizado e refletindo a realidade da obra, as medições sendo realizadas em dia e projeções acerca da receita e dos custos do empreendimentos são ferramentas de trabalho básicas para qualquer diretor, gestor ou engenheiro de obra.

Além das informações estarem constantemente atualizadas, elas precisam estar disponíveis para todos os envolvidos. Isso quer dizer que devem ser de fácil acesso e não restritas apenas a algumas pessoas da empresa, ou escondidas em pastas dentro de pastas dentro dos computadores.

Buscar formas que permitam um acesso facilitado à informação contribui com a transparência e agilidade de decisão. Assim, utilizar softwares que permitam acesso pelo celular, dashboards compartilhadas e relatórios disponibilizados periodicamente são formas de garantir um tráfego livre, evitando que existam donos da informação e um processo burocrático, reduzindo assim a dependência da equipe nos momentos de necessidade.

Organizar as métricas e indicadores do empreendimento, como por exemplo, previstos e realizados de prazo e custo, IDP e IDC e restrições dos serviços, para que sejam acessadas e utilizadas facilmente nas reuniões da equipe torna-se essencial para que as melhores decisões sejam tomadas rapidamente.

Por fim, é importante que a comunicação entre todos os envolvidos seja centralizada e padronizada, isso faz com que a equipe tenha clareza sobre os objetivos a serem alcançados. Por consequência, o engajamento de todos aumenta, aumentando assim a probabilidade de alcançar os resultados esperados. O sentimento de dever cumprido reforça o sentimento de confiança entre todos.

A busca por maior domínio sobre cada etapa e decisão tomada em obra é algo que deve ser construído constantemente por todos da equipe. Esse sentimento de confiança deve existir entre todos, e de todos com as informações que estão sendo apresentadas. Dessa forma é possível alcançar resultados melhores e aproveitar as oportunidades disponíveis.

Softwares como o Prevision, que centraliza todas os principais indicadores e informações da obra, são grandes aliados nessa busca por maior domínio e melhor gestão do escritório e do canteiro.

Aqui na Prevision, após acompanhar obras de diversos portes e perfis, entendemos que o uso de um sistema para gestão e controle é essencial para que o dia a dia da obra seja menos complicado, com maior domínio e mais previsibilidade. Conheça o software Prevision, clicando nesse link ou no botão abaixo!

veja na prática

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