No contexto da construção civil de edificações e do financiamento de obras, a Planilha de Levantamento de Serviços (PLS) é uma ferramenta de acompanhamento que lista de forma estruturada todas as atividades, materiais e serviços necessários para a conclusão de um empreendimento.
A PLS é um documento usado por construtores, incorporadores e bancos para acompanhar o progresso de um projeto e sua apresentação periódica é exigida pelos bancos para liberar os recursos do financiamento da construção, uma vez que comprova que a obra existe, está em execução e em conformidade com o orçamento previsto.
Ela serve para medir regularmente o trabalho que foi feito — desde serviços e atividades até o uso de materiais. Dessa forma, as empresas podem saber exatamente o que foi realizado em cada fase do projeto e como isso se compara aos custos iniciais estimados.
A PLS é uma ferramenta comum a diversas instituições financeiras e é usada para financiar tanto empreendimentos propostos por Pessoas Jurídicas – como incorporadoras imobiliárias e projetos de edifícios de múltiplas unidades –, quanto por Pessoas Físicas – as chamadas linhas de crédito imobiliário para construção ou reforma.
Neste artigo, vamos explicar como funciona a PLS da Caixa Econômica Federal, que detém uma posição de destaque como a maior financiadora imobiliária do Brasil. Vale lembrar, contudo, que os mesmos princípios e práticas se aplicam tanto a empreendimentos de maior porte construídos por grandes construtoras, quanto às PLSs exigidas por outras instituições financeiras.
O que é a PLS da Caixa?
A Planilha de Levantamento de Serviços (PLS) da Caixa é uma ferramenta importante para avaliar a evolução de um projeto. Nesse documento, a construtora – representada pelo Responsável Técnico pela execução (conhecido como RT) – preenche os percentuais de serviços e atividades que foram concluídos e anexa um relatório fotográfico para fornecer uma representação visual do trabalho feito. O documento é assinado para validar as informações apresentadas.
A PLS não serve apenas como um registro de atividades, ela também tem um papel financeiro importante. Na Caixa, este documento é fundamental para liberar os pagamentos ou parcelas do financiamento da obra. Além disso, as informações na PLS são usadas durante as vistorias presenciais realizadas pela própria Caixa para assegurar que o projeto está progredindo conforme o planejado e que os recursos estão sendo utilizados de forma eficiente.
Como elaborar e utilizar a PLS da Caixa
O uso da Planilha de Levantamento de Serviços nas construtoras que executam a obra é bastante variado, mas, em sua essência, ela serve como um mecanismo de controle para acompanhar o andamento de uma obra e garantir a liberação dos recursos financeiros. A PLS é uma parte crucial do processo de monitoramento e financiamento de um projeto, mas seu uso vai além disso. Vamos explorar como ela é utilizada no campo prático.
Quando a PLS é elaborada?
A PLS, juntamente com os orçamentos e cronogramas da obra, são elaborados no início do empreendimento, antes de sua construção, e submetidos à análise técnica das equipes de engenharia da instituição financeira que financiará a construção. A Caixa oferece um modelo pronto para download em seu site, embarcada na planilha PCI (Proposta de Construção Individual).
Frequência de atualização
A PLS é dinâmica e deve ser atualizada regularmente. A frequência de atualização pode variar dependendo do projeto e dos acordos feitos com a instituição financeira para liberação de recursos, mas é comum que seja revisada mensalmente. Essas atualizações ajudam a refletir o progresso real da obra e fornecer informações precisas para as partes interessadas.
Responsáveis pela PLS
Na maioria das construtoras, a responsabilidade de elaborar e atualizar a PLS geralmente recai sobre o Responsável Técnico (RT). O RT trabalha em estreita colaboração com as equipes de engenharia de obra, de engenharia de custos e gerentes de projeto para garantir que a PLS seja um reflexo preciso do andamento da execução. A gestão da PLS envolve diversas rotinas, incluindo a medição da obra, a documentação fotográfica e a comparação com registros anteriores.
PLS não é planejamento da obra
Um equívoco comum é utilizar a PLS como se ela fosse um plano do projeto. Isso é problemático porque a PLS é, por sua natureza, uma ferramenta de análise retrospectiva. Ela ajuda a entender o que foi feito, mas não é uma ferramenta de planejamento para guiar o que deve ser feito no futuro.
Por isso, é vital que a PLS seja utilizada em conjunto com outras ferramentas de planejamento, como o orçamento da obra e os cronogramas e programações físico-financeiras. A PLS, nesse contexto, será usada apenas como uma ferramenta de acompanhamento para garantir que o projeto receba recursos financeiros conforme previsto.
Desafios no preenchimento da PLS
Embora a Planilha de Levantamento de Serviços (PLS) seja uma ferramenta importante no controle e acompanhamento de obras, ela não está isenta de desafios, principalmente quando gerida de forma manual e sem o auxílio de sistemas digitais. Entre esses desafios, podemos destacar:
Erros humanos
O primeiro e desafio é o risco de inconsistência e erros humanos. Quando os dados são inseridos e atualizados manualmente, a probabilidade de ocorrerem erros é significativamente maior. Um único erro em uma entrada de dados pode levar a cálculos incorretos, o que, por sua vez, pode ter um impacto direto na liberação de fundos e no acompanhamento do progresso da obra.
Demora na atualização
Processos manuais são, por natureza, mais lentos. Isso se traduz em atrasos na atualização da PLS, o que pode causar problemas na liberação oportuna de pagamentos e na tomada de decisões informadas. Além disso, a comunicação entre as várias partes interessadas pode ser comprometida, tornando difícil manter todos na mesma página.
Custo de mão de obra
Gerenciar a PLS manualmente é uma tarefa que consome tempo e exige mais mão de obra. Isso se traduz em custos mais elevados, já que a equipe tem que dedicar horas significativas à manutenção dessa planilha, em vez de se concentrar em atividades mais produtivas.
Falta de integração
Sem um sistema digital, a PLS não pode ser facilmente integrada a outras ferramentas de planejamento e gestão de projetos. Isso resulta em um vácuo de informação onde as informações cruciais não são compartilhadas de forma eficaz entre os diferentes departamentos ou softwares usados pela construtora.
Segurança dos dados
Em um mundo cada vez mais digital, a segurança dos dados é de extrema importância. Planilhas manuais são mais suscetíveis a perdas, danos e até mesmo acesso não autorizado, colocando informações sensíveis em risco.
Como a digitalização da obra pode beneficiar a Gestão da PLS
Depois de entender os desafios que envolvem a gestão da PLS, especialmente quando os processos são manuais, vale a pena considerar as soluções que a tecnologia oferece. Abraçar sistemas digitais no canteiro de obras não é apenas uma opção; muitas vezes, é uma necessidade para manter a eficiência e competitividade no mercado.
Vantagens do uso de ferramentas digitais
Ao fazer a transição para ferramentas digitais, a gestão da PLS torna-se não apenas mais eficiente, mas também mais eficaz. Mesmo considerando os custos iniciais, o retorno sobre o investimento, em médio e longo prazo, torna essa mudança não apenas atraente, mas necessária em um ambiente mais competitivo e digitalizado.
- Maior precisão e menos erros: Softwares especializados nas medições de obra, por exemplo, minimizam erros humanos, tornando as métricas mais confiáveis.
- Eficiência e rapidez: Automatização de processos significa atualizações mais rápidas e decisões mais ágeis. Preencher a planilha de PLS, por exemplo, pode ser feito com poucos cliques.
- Análise de dados avançada: Ferramentas digitais geralmente contam com recursos analíticos que podem ajudar a antecipar tendências e melhorar o planejamento.
- Integração de sistemas: É mais fácil sincronizar dados entre diferentes departamentos, o que favorece uma visão holística do projeto.
- Segurança de dados: Softwares geralmente oferecem melhores opções de segurança para proteger informações sensíveis.
E como fazer a transição para o digital?
- Avalie as necessidades e metas: Antes de escolher uma ferramenta, saiba o que você precisa. Isso inclui entender as lacunas nos processos atuais e definir as metas para a implementação do sistema digital.
- Pesquise e escolha o software mais adequado: Nem todas as ferramentas são iguais. Faça uma pesquisa minuciosa e, se possível, opte por softwares com funcionalidades específicas de medição de obras e registros fotográficos.
- Treinamento da equipe: Uma ferramenta só é tão boa quanto as pessoas que a utilizam. Certifique-se de que a sua equipe seja treinada adequadamente para usar o novo sistema.
- Teste piloto: Antes de uma implantação completa, execute um teste piloto para avaliar a eficácia do sistema e adequar seus processos internos.
- Avaliação e ajuste contínuos: Uma vez implementado, continue monitorando o sistema e faça ajustes conforme necessário para otimizar a eficiência. Conte com a equipe de suporte técnico para fazer essas melhorias.
Dicas de preenchimento do PLS da Caixa
A elaboração precisa da PLS é crucial, pois erros ou omissões podem ter sérias implicações operacionais e financeiras no andamento da obra. Veja a seguir algumas recomendações práticas para elaborar uma PLS confiável e detalhada, e evitar problemas e retrabalhos para obtenção de recursos para sua obra.
Como preencher o PLS da Caixa
A elaboração da Planilha de Levantamento de Serviços (PLS) é uma etapa crucial que requer máxima atenção e precisão. Veja alguns pontos essenciais para ter em mente durante este processo:
Confiabilidade das informações: A primeira regra de ouro na elaboração da PLS é a confiabilidade das informações inseridas. Erros, omissões ou dados imprecisos podem resultar em consequências legais e financeiras significativas. A CAIXA pode incluir tanto o Proponente quanto o Responsável Técnico (RT) no cadastro negativo se as informações não forem precisas.
Conteúdo específico e detalhado: A PLS da Caixa não é um documento onde generalizações ou estimativas são aceitáveis. Cada campo deve ser preenchido com informações específicas e detalhadas. Isso inclui itens como a Data da vistoria, o Percentual de evolução da obra, e quaisquer observações relevantes que possam oferecer um contexto adicional sobre o status do projeto.
Relatório fotográfico: Esta parte da PLS deve conter pelo menos 12 imagens que evidenciem claramente o estágio atual da obra. Essas fotos fornecem uma comprovação visual indispensável e ajudam a evitar desentendimentos ou disputas futuras.
Assinaturas e finalização: Uma vez que todos os campos sejam preenchidos de forma satisfatória, o último passo é a assinatura da PLS. Tanto o Proponente quanto o RT precisam assinar o documento. O método de assinatura pode variar: pode ser uma assinatura digital, que é mais rápida e eficiente, ou uma assinatura manual, que depois será escaneada e enviada.
Como fazer medições de obra assertivas
Para garantir que a PLS da Caixa seja preenchida com informações confiáveis, é essencial realizar medições precisas ao longo do projeto. Vale lembrar que o cuidado com esse procedimento não apenas ajudará a preencher a planilha da Caixa, mas também contribuirá para o monitoramento do avanço do cronograma físico-financeiro da obra.
Critérios claros: Defina critérios detalhados para medição, incluindo o que será avaliado, como, quando e com base em quais referências técnicas.
Rotinas de medições: Estabeleça uma frequência adequada para as medições, garantindo monitoramento regular.
Tecnologia integrada: Considere o uso de aplicativos móveis e tecnologias digitais como a plataforma Prevision para facilitar a coleta dos dados e o preenchimento mais ágil e conectado à PLS.
Análise de dados: Use os dados coletados na medição para criar indicadores de desempenho que orientem o planejamento e as tomadas de decisão.
Conclusão
A Planilha de Levantamento de Serviços (PLS) é uma ferramenta usada na construção civil para listar e acompanhar atividades, materiais e serviços em um projeto. Preenchida periodicamente a partir das medições realizadas em campo, ela permite acompanhar e documentar o progresso dos projetos, e sua apresentação periódica é exigida pelos bancos para liberação dos recursos contratados no início da obra para financiamento da construção.
No caso da Caixa, a PLS faz parte de uma planilha padrão chamada PCI (Proposta de Construção Individual). Essa característica exige das construtoras bastante atenção para evitar problemas como erros humanos, atrasos na atualização e fornecimento de informações imprecisas. Qualquer falha pode implicar graves consequências para a saúde financeira do empreendimento.
A boa notícia é que as ferramentas digitais para planejamento e controle das atividades no canteiro podem trazer mais agilidade e confiabilidade ao processo nas construtoras. Softwares de gestão de obra como a Prevision proporcionam o acompanhamento integrado dos cronogramas físico e financeiro da obra – garantindo que prazos e custos não se descolem do planejado – e otimizam a conexão entre a Estrutura Analítica de Projeto (EAP) física e a PLS.
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