Na construção civil, fala-se muito sobre os desafios do planejamento e gestão de obras, mas sabe-se que o processo de um empreendimento inicia muito antes, transitando por diversas etapas desde as análises de viabilidade do negócio anteriores à compra do terreno, até o desenvolvimento de produto e projetos para possibilitar que a obra inicie.
Esse processo inicial denomina-se incorporação, também chamado de pré-construção ou pré-obra, e seu planejamento e gestão é tão desafiador e importante para o sucesso de um empreendimento quanto o da obra em si.
Entre as análises de viabilidade e aquisição de um terreno e o início efetivo de uma obra, temos um ciclo longo, que envolve a participação de muitas áreas, equipes, órgãos públicos e contratos terceirizados.
Desafios do planejamento de incorporação imobiliária
Um dos grandes desafios do planejamento e da gestão de incorporação é a descentralização das informações. Com muitas equipes envolvidas (jurídico, contratos, marketing, planejamento), é comum encontrar controles paralelos através de diferentes planilhas e e-mails, e até mesmo centralizados em uma única pessoa.
O controle executado dessa maneira não permite a visualização do ciclo total da pré-construção, da conexão e dependência entre as diversas atividades de cada área, e dificulta a comunicação entre elas.
Por exemplo, se uma equipe de legalização tem atraso na documentação necessária para um registro, não se consegue visualizar o impacto desse atraso na equipe de projetos, ou para que o financeiro inicie as diligências junto à instituição bancária para financiamento.
No mesmo sentido, com diversas equipes e áreas envolvidas, a comunicação entre elas é fundamental para assegurar a fluidez do processo. No exemplo acima, depende-se que o responsável pela equipe de legalização comunique à equipe de projetos a respeito do atraso, e assim sucessivamente até que todos os envolvidos estejam alinhados a respeito do ocorrido. Na prática, sabe-se que essa informação se perde facilmente em meio a telefonemas e comunicação via e-mails.
Outro grande problema enfrentado durante o planejamento de incorporação é a dificuldade de identificar a origem dos atrasos, já que existe muita dependência de terceiros (sejam contratados, sejam órgãos públicos). Essa falta de controle das origens e impactos dos atrasos dificulta a previsibilidade do projeto, resultando em incertezas relacionadas ao prazo que podem afetar inclusive o início da obra. Além disso, não possibilita a identificação de gargalos e pontos de melhoria no processo interno, fazendo com que algumas falhas sejam propagadas aos projetos seguintes.
Para lidar com esses desafios, a centralização do planejamento e o controle dos indicadores de prazo dos projetos são fundamentais. Essa abordagem possibilita a identificação e o gerenciamento dos riscos associados a possíveis atrasos e facilita a tomada de decisão estratégica. No entanto, algumas ferramentas utilizadas para a gestão dessa etapa de pré-construção podem ser complexas e pouco intuitivas, o que dificulta sua adoção pelas equipes envolvidas. Isso pode resultar em falhas de comunicação e falta de clareza, aumentando o risco de erros e atrasos no projeto.
Nova solução para o planejamento de incorporação
O que mudaria no seu planejamento de incorporação imobiliária se fosse possível ter uma visão consolidada de todos os projetos em uma única tela, podendo-se perceber se há sobreposições de prazos e possíveis conflitos de cronograma?
Como seria o gerenciamento dos projetos se fosse possível acompanhar de forma visual todas as fases, atribuindo responsáveis e possibilitando a centralização da informação e da comunicação entre as equipes?
As ferramentas tecnológicas são grandes aliadas para auxiliar na elaboração e gestão de pessoas e processos. Pensando nisso, a Prevision traz uma solução especialista na gestão de incorporação para ajudar construtoras e incorporadoras a aumentarem a eficiência do planejamento e reduzir desperdícios.
Com a plataforma, é possível ter um planejamento centralizado e atualizado em tempo real com um cronograma único em Gantt e Kanban para acompanhar o processo de incorporação com maior nível de detalhamento e clareza do projeto, indicadores de prazo, além da conexão entre setores e equipes.
Figura 1 – Visão conjunta do cronograma em Gantt e Kanban
Além disso, o software permite acompanhar uma visão consolidada de todos os seus projetos de incorporação em uma única tela. Dessa forma todos os gestores e tomadores de decisão podem acompanhar todos os projetos em andamento simultaneamente, permitindo uma compreensão clara do status de cada empreendimento, seus prazos e conflitos de cronograma.
Por exemplo: pode-se perceber se há lançamentos de empreendimentos sendo realizados ao mesmo tempo ou recursos sendo alocados de forma inadequada.
Figura 2 – Visão consolidada dos projetos de incorporação
É possível, ainda, adicionar o detalhamento das tarefas em subtarefas, mantendo um cronograma visual e garantindo a qualidade e prazo estipulado das fases dos projetos.
Figura 3 – Visão detalhada em subtarefas
Conclusão
As decisões tomadas durante o planejamento de incorporação são responsáveis pelo sucesso final do empreendimento, resultando em um grande impacto tanto de custo quanto de prazo.
Padronizar o processo da sua empresa, centralizando as informações, transformando o tempo operacional em análises estratégicas e tomando decisões baseadas em dados, trará mais previsibilidade e controle ao seu processo, gerando resultados significativos em prazo e custo relativos ao empreendimento.
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