Gestão do tempo: troque horas operacionais por estratégicas

Uma rotina de trabalho comum para muitas pessoas é sinônimo de agenda lotada com reuniões e compromissos, uma lista de tarefas a perder de vista e uma série de interrupções e solicitações de colegas, diretores, fornecedores e clientes. É muito difícil ter um dia de trabalho completamente livre, ou até mesmo com algum tempo disponível.

Para alguns, essa rotina é sinônimo de produtividade. Por outro lado, para muitas pessoas, essa rotina pode se tornar extremamente improdutiva, com coisas aparentemente pequenas, levando mais tempo do que imaginavam.

As rotinas de engenheiros de obra e de gestores de engenharia não são diferentes. Em muitos casos podem ser piores do que muitas pessoas imaginam. Para executar um empreendimento no prazo, custo e da maneira mais segura e sustentável possível, muitos relatórios são gerados e enviados, revisões de planos e decisões são feitos constantemente, diversas planilhas em Excel são elaboradas e muitas pessoas precisam estar a par de tudo isso ao mesmo tempo.

No entanto, isso não quer dizer que não existam formas de tornar o dia mais produtivo, economizando o tempo da equipe de engenharia e diretoria em diversas dessas tarefas e deixando-os mais livres para se concentrarem nas atividades e decisões mais importantes e estratégicas para a empresa.

5 atributos para uma melhor gestão do tempo

Independente da solução escolhida para ajudar nesse processo, seja uma metodologia específica ou um software para automatizar os processos, alguns atributos devem ser observados e avaliados em cada alternativa para que o resultado esperado seja obtido. E neste artigo tento resumir alguns deles.

1. Agilidade

Agilidade normalmente é o primeiro fator a ser naturalmente observado em qualquer investimento feito para ganho de produtividade. Levando em consideração a rotina da obra, existem muitos momentos onde é necessário levantar informações de projeto, dados de produção da mão de obra, apontamento de avanço físico, levantamento dos custos incorridos, criação de cenários, e assim por diante.

Boa parte dessas atividades podem se tornar extremamente operacionais, normalmente ilustradas como horas desperdiçadas em planilhas Excel e ainda, em muitos casos, com anotações prévias no papel.

Por isso, é importante observar quais recursos estão disponíveis para agilizar esses processos, sejam eles aplicativos mobile para serem utilizados direto do canteiro ou interfaces amigáveis para facilitar o uso por qualquer integrante da equipe. O objetivo principal é transformar as horas operacionais em entrega de valor real e estratégica pela equipe.

2. Padronização

Outro ganho importante que deve ser procurado é a padronização tanto das informações quanto dos processos seguidos pela equipe. Fazer com que todos “falem a mesma língua” e consigam analisar as mesmas informações torna-se extremamente necessário para dar agilidade aos processos internos.

É comum encontrar nos arquivos do computador da equipe de engenharia diversas planilhas diferentes, com autores distintos, mas que buscam entregar a mesma informação. E quando cada uma delas é utilizada para uma obra diferente, acaba gerando um segundo trabalho, depois da coleta das informações: traduzir tudo para a mesma linguagem e formatação.

Estabelecer um processo comum, estabelecendo quais são as principais informações a serem coletadas e definindo uma forma de visualizá-las impede que o tempo valioso de engenheiros e gestores seja desperdiçado com etapas de tradução e transposição das informações em algo que faça sentido.

3. Sincronização e distribuição

Depois de padronizar as informações e conseguir colocá-las de maneira fácil e ágil, é necessário enviá-las para todos os envolvidos, e muitas vezes cruzá-las com informações contidas em outros softwares. 

Por exemplo, levar as informações de cronograma e progresso físico da obra para dentro do ERP da empresa, para deixar as informações financeiras mais apuradas. Repassar as informações de medição para a equipe financeira responsável pelos pagamentos. Ou ainda, elaborar relatórios para gestores, diretores ou acionistas da empresa.

Para que tudo isso seja feito de maneira a otimizar o tempo de todos, é importante que as informações sejam atualizadas e sincronizadas rapidamente, sem a necessidade de passar para o papel, para depois passar para diversas planilhas Excel e por fim chegar no resultado final.

Priorizar softwares que permitam atualizações simultâneas das informações e que possibilitem a integração com outros softwares (por APIs abertas, por exemplo, ou integrações nativas) tornam a transmissão das informações muito mais rápidas, resultando em uma redução no tempo de espera entre a coleta dos dados e a tomada de decisão

4. Centralização, apresentação e acesso à informação

Outra consequência da utilização de diversas planilhas, formatos de relatório e canais de comunicação diferentes dentro da mesma empresa para transmitir as mesmas informações é uma descentralização da informação, dificultando o acesso à informação e em muitos casos uma incoerência nas informações apresentadas.

Estabelecer quais são as informações mais importantes para a empresa e que serão acompanhadas continuamente impede que a equipe perca tempo na coleta de dados que não serão utilizados. Sempre lembrando que devemos priorizar a qualidade e não a quantidade de indicadores que serão coletados e analisados.

Além disso, observar se a solução que está sendo analisada apresenta esses indicadores de maneira clara e objetiva, e permite um acesso fácil e centralizado deles, torna-se fundamental para evitar uma desconfiança sobre o que está sendo analisado e uma caçada pela interminável lista de planilhas e relatórios guardados nos arquivos da empresa, economizando tempo uma vez que a informação estará sempre à mão.

5. Interação da equipe

Por fim, é importante que a solução escolhida seja implementada e incorporada na rotina de toda a equipe. O objetivo é que todos estejam sintonizados no que está acontecendo nas obras da empresa, evitando falhas de comunicação, ou falta de informações que acabam tornando as conversas menos produtivas, ou ainda que acabam exigindo um número maior de reuniões, ligações e e-mails trocados.

Encontrar uma solução que consiga promover uma integração maior entre todos os envolvidos, além de melhorar a comunicação entre todos, evita retrabalhos, gera soluções mais criativas para os desafios encontrados e reduz a curva de aprendizado de todos.

Como implementar uma gestão melhor do tempo

As alternativas existentes que permitem uma gestão melhor do tempo e ganho de produtividade são diversas e tem aumentado constantemente. Metodologias como o Lean Construction, métodos ágeis de gestão (como o Kanban para gestão de restrições), tecnologias como o BIM e softwares para planejamento e controle da obra estão cada vez mais acessíveis, prometendo reduções de custo e prazo consideráveis, com casos práticos tornando-se cada vez mais comuns.

No entanto, é importante estar atento aos diversos recursos e propósitos de cada uma delas para que a melhor solução seja escolhida. Analisar cada uma das dimensões discutidas aqui, além de promover um ganho geral de produtividade, também geram impactos positivos na previsibilidade e domínio da equipe e diretoria durante a execução do empreendimento.

Aqui na Prevision, apoiamos nossos clientes na busca por uma gestão mais eficiente de suas obras. Em todos os desenvolvimentos que fazemos, buscamos maneiras de tornar o dia-a-dia de engenheiros e gestores cada vez mais produtivo, com mais horas sendo dedicadas as decisões realmente estratégicas, e não operacionais. Vem conhecer um pouco mais de como fazemos isso!

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