Planejamento e controle de obras: o que é, qual sua importância e como fazer?

Planejamento e controle de obras são atividades consideradas complexas dentro da Construção Civil. Essa percepção existe porque os projetos, geralmente, demandam o investimento de um alto volume de recursos econômicos, requerem fornecedores de materiais terceirizados e envolvem inúmeras pessoas em sua gestão e execução.

A interação entre estes elementos gera um número de cenários que extrapola a capacidade de análise de qualquer ser humano. Por mais que possa parecer assustador, planejar e controlar as obras é fundamental para garantir que elas não apresentem estouro de custos ou de prazos.

Com algumas ações simples, rotinas organizadas e ferramentas adequadas é possível obter resultados significativos, como o aumento de previsibilidade dentro da obra. Continue a leitura e confira mais sobre o tema!

O que é planejamento e controle de obras?

O planejamento faz parte de um dos principais elementos da gestão de obras e diz respeito à organização de diversos aspectos como “orçamento, compras, gestão de pessoas, comunicações”, como é pontuado por Aldo Mattos em seu livro “Planejamento e Controle de Obras”.

É durante o planejamento, que o responsável pela obra irá definir quais são todas as atividades necessárias para sua execução, bem como os materiais que serão utilizados, quantos profissionais e equipamentos devem apoiar a construção.

Depois que o planejamento for elaborado — idealmente em curto, médio e longo prazos — o gestor de obras começa a fazer o acompanhamento da obra, para garantir que as atividades serão cumpridas no momento correto e dentro do orçamento esperado. Inicia, assim, o controle de obras, que diz respeito à verificação dos processos que estão sendo executados. O objetivo é conseguir identificar falhas ou atrasos e realizar ações corretivas para evitar prejuízos à obra.

A combinação dessas etapas (gestão, planejamento e controle), quando realizada corretamente, evita que a construtora tenha prejuízos financeiros, seja com o desperdício de materiais, falta de insumos, ferramentas ou equipamentos, entre outros fatores. Além disso, garante que a obra seja entregue no prazo correto.

Problemas decorrentes de planejamento e controle de obras inadequados

Quando fazemos uma visita rápida em uma obra, podemos ter a impressão de que tudo está ocorrendo da melhor forma possível e que aquela é uma das obras mais organizadas e bem gerenciadas que existem.

Em alguns casos, isso pode ser totalmente verdade. Existem diversas empresas e consultores que fazem um excelente trabalho planejando e controlando a obra. Por outro lado, alguns sinais podem demonstrar que o cenário encontrado, na verdade, é diferente e a situação encontrada não reflete a realidade.

A seguir, listamos alguns destes sintomas que devem despertar o alerta:

Cronograma da obra elaborado em Excel ou utilizando a metodologia de Gantt, que apresenta difícil atualização e reprogramação.
Realização de revisões de planejamento sem regularidade ou em frequência inapropriada.
Acompanhamento da obra feito em diversas planilhas que não estão conectadas e são de difícil acesso para a equipe.
Equipe de obra sem previsão de como será a evolução do projeto nos próximos meses e até a entrega final, culminando em problemas para o setor responsável por vendas.
Equipe financeira com desafios para elaborar uma curva de desembolso adequada e confiável.
Serviços atrasados devido à falta da elaboração de um projeto ou falta de materiais necessários para a execução da obra.
Realização de compras emergenciais pela equipe de suprimentos, com prazos e valores fora do previsto.
Necessidade de retrabalho em alguns serviços e aumento de custos de pós-obra.

Construtoras que apresentam esses sinais podem encontrar grandes desperdícios de material, mão de obra, tempo e dinheiro. A adoção de boas práticas, no entanto, pode mudar completamente esse cenário, fazendo com que a empresa alcance bons resultados.

Qual a importância e os benefícios do planejamento e controle de obras?

Ao evitar ou reverter cenários como os listados anteriormente, por meio do planejamento e controle de obras, a previsibilidade se destaca como principal ganho. A previsibilidade permite que a empresa tenha uma visão futura do que pode acontecer com o projeto em algumas situações, contribuindo para evitar prejuízos.

Além disso, aplicar o planejamento e controle de obras determina os rumos do projeto. Se essas duas ações são executadas de forma efetiva, elas resultarão em sucesso. Caso contrário, o projeto poderá ter falhas e percalços incontornáveis e não será bem-sucedido. Ainda de acordo com Aldo Mattos, esses processos trazem inúmeros benefícios para a empresa, como, por exemplo:

Conhecimento pleno sobre a obra

Para planejar e controlar a obra, é preciso estudar o método construtivo, todas as especificidades do projeto, identificar as principais fontes de gasto, verificar o período trabalhável em cada frente ou tipo de serviço. Isso implica na necessidade de conhecer a fundo o que se está planejando e o que deve ser controlado ao longo da execução, facilitando replanejamentos e adaptações, quando necessário.

Detecção de situações desfavoráveis

A identificação de situações desfavoráveis e desconformidades com antecedência permitem a atuação preventiva e não reativa. Dessa forma, os impactos no custo e prazo da obra serão minimizados, e o quadro imprevisto não se torna irreversível.

Agilidade nas decisões

Ao planejar e controlar a obra de forma eficaz, verifica-se o estado atual do andamento da obra e pode-se tomar decisões assertivas no nível operacional e no nível gerencial. Isso resulta em agilidade e flexibilidade para ajustar estratégias, realocar recursos e antecipar possíveis desafios, promovendo uma execução mais eficiente do projeto.

Além disso, a capacidade de resposta a mudanças nas condições do ambiente de construção e a prontidão para lidar com imprevistos contribuem para a otimização do tempo e dos custos envolvidos, culminando em um processo mais ágil e adaptável.

Conexão com o orçamento

Definir os parâmetros dos índices existentes, quantificar a produtividade e dimensionar as equipes tanto no planejamento quanto no orçamento, possibilita a avaliação de discrepâncias e a identificação de oportunidades de aprimoramento. Desconsiderar as produtividades pelas quais os serviços foram orçados implica a ausência de um importante referencial de controle.

Otimização da alocação de recursos

Ao analisar o planejamento, o gerente da obra pode identificar as folgas ou ociosidades entre atividades e tomar decisões importantes, como reorganizar recursos, protelar a alocação de determinados equipamentos, realocar equipes etc. Ao entender as atividades que podem ter seu início postergado e em qual data se deve mobilizar certo recurso, consegue-se adiar atividades ou adiantá-las sem atrasar o prazo final da obra.

Documentação e rastreabilidade

Manter um registro de todas as atividades realizadas na obra durante o planejamento e controle faz com que um histórico seja criado e possibilita o resgate de informações importantes para resolução de conflitos, realização de reivindicações ou demandas contratuais e até mesmo gera aprendizado e inteligência para os próximos projetos.

A empresa que desenvolve um planejamento estratégico, uma boa gestão e um controle rigoroso sobre seus processos consegue, no fim das contas, ter previsibilidade, identificando de forma antecipada aquilo que pode favorecer ou prejudicar o projeto. A partir das informações obtidas, é possível ajustar o cronograma para atender às necessidades da obra naquele momento, evitando paralisações desnecessárias, compra antecipada ou tardia de materiais, entre outros problemas.

Outro fator importante é que a empresa passa a se destacar frente à concorrência devido ao histórico de entregas antecipadas ou dentro do prazo, redução nos atrasos, otimização dos processos, maior produtividade, maior organização, ou seja, pela realização de projetos dentro do que se propõe ou até de forma mais ágil, eficaz e barata.

Como fazer o planejamento e controle de obras?

Começar pode ser desafiador, mas como foi dito anteriormente, a elaboração de um planejamento de obra seguido do controle eficaz é o que diferencia a empresa no mercado e contribui para uma reputação impecável. Veja a seguir o passo a passo para começar:

Defina os objetivos do projeto: entenda, em detalhes, o que deve ser entregue a fim de estabelecer prazos, orçamentos alinhados e metas para atingir maior qualidade. Esses objetivos devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa para garantir a melhor entrega possível para o cliente.
Forme a equipe que se dedicará ao projeto: contrate engenheiros, arquitetos, gestores de obras, pedreiros, entre outros, altamente qualificados e que irão entregar os serviços de maneira completa a fim de evitar retrabalhos.
Estude a viabilidade: verifique se o projeto realmente poderá ser executado, por meio de um estudo de viabilidade.
Construa uma Estrutura Analítica do Projeto: A EAP auxilia na divisão do projeto em partes menores e mais gerenciáveis, facilitando o entendimento e o controle do trabalho a ser realizado.
Elabore um orçamento e um cronograma: considerando os materiais, mão de obra, equipamentos, atividades e despesas gerais necessários, calcule os gastos em cada fase da obra e conecte-os diretamente ao cronograma. Assim, é possível verificar o andamento e se está ocorrendo algum desvio de custos e prazos durante a execução.
Compre materiais e contrate terceirizados: faça uma lista de compras com datas bem definidas pelo início das atividades a fim de evitar a geração de estoques desnecessários ou compras tardias de alto preço. O mesmo se aplica para a contratação de fornecedores e empreiteiros.
Verifique as licenças e autorizações necessárias: certifique-se que a empresa possui todas as licenças e autorizações em dia para iniciar o processo construtivo, a fim de não ter atrasos, caso seja necessário obtê-las ao longo do processo construtivo.
Planeje a segurança dos trabalhadores: a segurança no trabalho é um tópico fundamental, já que acidentes nos canteiros da Construção Civil não são incomuns. Analise o cenário e os ambientes em que os profissionais estão envolvidos e faça um Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR). Verifique se os equipamentos e diretrizes do projeto estão de acordo com o que consta na NR 18 e nas demais Normas Regulatórias da Construção Civil.
Monitore a qualidade: estabeleça procedimentos para verificação e garantia da qualidade dos materiais e do trabalho que está sendo executado.
Realize o controle e elabore relatórios: implemente plataformas de monitoramento do andamento da obra, a fim de acompanhar o progresso em relação ao cronograma e ao orçamento. Plataformas digitais, por exemplo, permitem uma maior conexão entre o canteiro de obras e o escritório e também uma centralização de dados. Além disso, proporcionam a elaboração de relatórios de forma contínua, padronizada e rápida.
Reprograme, se necessário: desenvolva um processo para gerenciar mudanças no escopo do projeto e no cronograma e execução das atividades de maneira controlada.
Encerre a obra e entregue o empreendimento: garanta que todas as fases do projeto sejam concluídas conforme o planejado e forneça documentação completa do que foi executado.
Avalie todo o processo durante o pós-obra: elabore uma avaliação pós-obra para reter aprendizados e melhorar processos futuros, investindo em melhoria contínua e aperfeiçoamento.

Boas práticas de planejamento e controle a serem aplicadas

Após entender quais são os passos a serem seguidos para elaboração de processos de planejamento e controle de obras eficientes, reunimos mais algumas dicas valiosas:

Utilize métodos de planejamento e gestão condizentes com as necessidades atuais das obras, como, por exemplo, a Linha de Balanço, técnica de planejamento e controle de prazo, cujo princípio é organizar e planejar os locais da obra no tempo, favorecendo obras que têm padrões de repetição de serviços.
Tenha cuidado com o nível de detalhamento do seu planejamento e foque em um número ótimo de serviços a serem acompanhados, sempre com uma Estrutura Analítica do Projeto para planejamento e outra para orçamento.
Crie uma rotina de reuniões, acompanhamento e revisão de planejamento, para que toda a equipe esteja alinhada em relação ao andamento do projeto. Assim, faltas podem ser percebidas, ociosidades evitadas e necessidades previstas.
Mantenha um padrão de comunicação e atualização de todos sobre o status da obra visível para todos por meio da aplicação de Gestão à Vista.

Conclusão

O planejamento e controle de obras são atividades essenciais para o sucesso dos empreendimentos na Construção Civil. Como foi mencionado ao longo do texto, a capacidade de prever, organizar e monitorar cada etapa do projeto não apenas evita desafios imprevistos, mas também proporciona benefícios tangíveis, como a otimização de recursos, a redução de custos e a entrega pontual das obras.

Empresas que investem nesses processos não apenas garantem sua sobrevivência no competitivo mercado da construção, mas também se destacam pela eficiência, organização e qualidade de suas entregas. Portanto, cabe às empresas adotar e aprimorar essas estratégias, transformando desafios complexos em oportunidades de crescimento sustentável.

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